Die strukturierte und umfassende Erfassung und Aufbereitung der Stammdaten ist die zentrale Voraussetzung für erfolgreiches CAFM. Dazu braucht es entsprechende Dokumentationsrichtlinien, sei es aus der Normung, sei es betriebsintern. Die Erfassung der Stammdaten erfordert entsprechende Sachkenntnis, hohe Genauigkeit und klare Systematik. Nur dann werden die grafisch und alphanumerisch verfügbar gemachten Daten ihren vollen Nutzen erfüllen.