Die klare und langfristig angelegte und konsequent gelebte Systematik ist der Schlüssel für die Wirksamkeit der Daten.
Dazu bedarf es praktisch bewährter Kennzeichnungssysteme und Strukturen. Das betrifft alle Elemente aus den Bereichen Architektur, Bau, technische Gebäudeausrüstung, Einrichtung und Ausstattung. Das betrifft insbesondere die auf die spezielle Nutzung bezogenen Elemente wie z.B. Geräte, Medizintechnik, Laboreinrichtung, audio-visuelle Einrichtungen. Die Kennzeichnung bezieht sich auf Funktion und Raum, also die Attributierung hinsichtlich Nutzung und örtliche Positionierung. Um jederzeit effizient und nutzbringend einsetzbar zu sein, sind Inventarlisten mit digitaler Erfassung immer tagesaktuell zu führen.